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Tutorial de Dropbox, como utilizar la mejor herramienta para tus archivos en nube

Tutorial de Dropbox

Todo el mundo habla de Dropbox, y cada vez son más las personas que utilizan este servicio de almacenamiento de archivos en la nube. Su éxito radica en que es una herramienta muy útil tanto para las empresas, puesto que así la información y los documentos están al alcance de todos los empleados siempre que los necesiten, independientemente de dónde estén, y también para la vida personal, como una forma de tener siempre disponible la documentación importante, o poder compartir las fotos de las vacaciones de una manera fácil y segura.

Uno de los mayores atractivos de Dropbox es que cuenta con versiones para todos los dispositivos, es decir, que puede accederse a la cuenta de cada uno desde la web, o desde las aplicaciones para Windows, Mac, Android o iOS.

Empezando con Dropbox

La versión web de Dropbox es la más utilizada, por ello, se explicará el funcionamiento entendiendo que se va a abrir una cuenta desde el ordenador, portátil o de sobremesa, a través de un navegador web.

Abrir una cuenta en Dropbox

Lo primero es entrar en la página, Dropbox.com, y crear una cuenta. Solo esta primera vez se rellenarán los campos de nombre y apellidos, correo electrónico (uno que esté en uso) y contraseña. La herramienta también permite el registro a través de la cuenta de Google de cada usuario, lo que supone que es más rápido.

Es importante que el correo que se facilite para el registro esté en uso, es decir, que se pueda acceder a él, porque durante el proceso el sistema enviará un correo para activar la cuenta. Una vez se reciba, es preciso clicar en el enlace que viene incluido en el mismo para poder comenzar a utilizar la cuenta.

Una vez se ha realizado el registro con éxito, aparecerá en el navegador en vez de la página de registro, la interfaz de Dropbox. Hay que tener en cuenta que es posible, en los ordenadores propios, o con un usuario privado, que se puede dejar la sesión abierta y así cada vez que se entre en Dropbox no será necesario poner las claves de acceso, que son el correo electrónico y la contraseña que se ha facilitado la primera vez.

Dropbox puede instalarse en cualquier dispositivo, a través de sus aplicaciones nativas. Para entrar a la misma cuenta de usuario es preciso señalar el correo electrónico y contraseña que se ha facilitado durante el proceso de registro.

La interfaz web de Dropbox

En la web, se tienen todas las funcionalidades de Dropbox en una misma pantalla.

En la parte derecha arriba, se encuentran tres opciones:

  • Ampliar cuenta: si se quiere aumentar el espacio disponible para almacenar archivos. Hay un total de 4 opciones, a partir de los 2GB de almacenamiento, que serán descritos más adelante.
  • Notificaciones: con forma de campanilla, al clicar encima se pueden ver los últimos movimientos en la cuenta, de las carpetas y de los archivos que están compartidos.
  • Nombre de usuario: en esta pestaña se puede añadir una foto de perfil y saber el espacio que se está usando y el disponible. También puede configurarse la cuenta, instalar Dropbox en el dispositivo que se está utilizando, ampliar el espacio, regalar espacio a otra cuenta, o cerrar la sesión (hay que tener esto muy presente, sobre todo si se está trabajando en equipos compartidos).

La barra de navegación se encuentra a la izquierda, con las opciones una debajo de otra. Aquí se encuentran un acceso directo a:

  • Recientes. Son los archivos que han sido abiertos de manera más reciente. Es muy útil puesto que se supone que se seguirá trabajando en los últimos proyectos.
  • Archivos. Son todos aquellos archivos, carpetas, imágenes, documentos… que están almacenados en la cuenta de Dropbox. Pueden organizarse por nombre o fecha de modificación. También se tiene información de con quién está compartida la carpeta o documento en cuestión. Hay que tener en cuenta que Dropbox funciona como un sistema de carpetas y subcarpetas, y en esta primera página se verán las padre, y si se clica en cada una de ellas, se pueden ver los archivos o subcarpetas que se incluyen dentro.
  • Equipo. Esta funcionalidad es muy útil para los equipos de trabajo y los proyectos. Pueden crearse equipos de manera gratuita, y así beneficiarse de funciones exclusivas orientadas al uso empresarial de Dropbox, haciendo una colaboración entre los miembros del equipo mucho más eficiente. Más adelante se describirán las opciones de los equipos.
  • Paper. Se trata de una herramienta muy similar a Google Docs, que permite editar los archivos que están almacenados en la nube.
  • Fotos. Organizadas por fecha de subida, o bien a través de la creación de álbumes, la herramienta de fotos permite el acceso directo a todos los archivos de imagen almacenados en la cuenta de Dropbox.
  • Compartiendo. Es una recopilación de las carpetas compartidas, así como aquellas a las que otros usuarios han invitado a colaborar.
  • Enlaces. Para crear un enlace a un archivo o carpeta, y así poder enviar el acceso a cualquier persona, cuente con Dropbox o no.
  • Actividades. Todos los cambios que se han realizado dentro de las carpetas o archivos que están incluidos en el perfil de Dropbox, tanto por parte del usuario como de otros que también están compartiéndolos.
  • Solicitar archivos. Con esta herramienta, se puede pedir a quién se desee que suba archivos al Dropbox del usuario, incluso sin ser usuario de la herramienta.
  • Archivos eliminados. Funciona igual que la Papelera de reciclaje de los ordenadores. Ahí están los archivos que han sido eliminados de Dropbox y que se desee recuperar.

Trabajando con Dropbox

Además de las pestañas descritas, en la página principal de Dropbox se encuentran cuatro opciones, en la parte derecha arriba (justo debajo de la configuración de perfil), que son las herramientas para poder trabajar con Dropbox.

  • Subir documento. Para añadir documentos a la carpeta. Tiene forma de un folio, con un pequeño signo de suma (+). Al clicar encima se pueden seleccionar del equipo los archivos que se quieran subir a la cuenta.
  • Nueva carpeta. Tiene forma de un archivador con un pequeño signo de suma (+). Cabe recordar que las carpetas son la forma de organizar los archivos dentro de Dropbox. Es preciso que una vez creada, se le de un nombre.
  • Capeta compartida. Clicando en el símbolo de la carpeta con el arco iris se puede crear una carpeta nueva y compartirla con otros usuarios de Dropbox, o bien compartir una carpeta ya existente.
  • Papelera. Con el símbolo de un cubo de basura, se verán u ocultarán los archivos que se han eliminado de Dropbox.

Planes y precios de Dropbox

La creación de una cuenta en Dropbox es totalmente gratuita. Eso sí, se tiene un espacio limitado con esa opción, de solo 2GB (hay trucos para ampliar ese espacio). Pero si eso no es suficiente, siempre se puede recurrir a ampliar el espacio disponible con los planes de pago.

Dropbox Pro (para usuarios particulares)

Por 9,99 € al mes, se puede tener un espacio de almacenamiento de 1 TB, además de poder proteger los enlaces compartidos con contraseña o darles una fecha de caducidad. Además, también permite el borrado remoto de dispositivos y la herramienta de transferencia de cuenta. También se obtiene una asistencia prioritaria a través del correo electrónico.

Dropbox Business (para equipos de trabajo)

Es posible contratar este plan si se trata de un equipo de trabajo. Por solo 12 € al mes por miembro, se tiene acceso a todas las funcionalidades básicas de Dropbox, además de las incluidas en la versión Pro, y un espacio ilimitado en la nube.

Además, contratando Dropbox Business, se habilita la conformidad HIPAA, con acceso a las herramientas de colaboración avanzadas (grupos y carpetas del equipo), herramientas administrativas (panel de actividad de la cuenta, detalle de los registros de actividad del equipo y de los miembros, registro de actividades compartidas, facturación centralizada, integración con Active Directory y SSO y controles de restricción de uso compartido) y asistencia (prioritaria a través del correo electrónico, por chat o telefónica).

Dropbox Enterprise

Es el plan más avanzado de Dropbox, y para contratarlo es necesario ponerse en contacto con los responsables de la plataforma. Además de todas las funcionalidades descritas en el plan Business, los usuarios de Dropbox Enterprise pueden también obtener información de dominios y captura de cuentas, además de obtener asistencia para la gestión de movilidad empresarial, para la implementación y formación de los usuarios y un gestor de cuenta dedicado.

Uso avanzado de Dropbox

Además de las funciones clásicas, las de subir y compartir archivos, Dropbox cada vez incorpora herramientas más avanzadas. Así se está convirtiendo en una herramienta más completa y con más posibilidades para sus usuarios.

Equipo

La herramienta equipo permite configurar un grupo de trabajo, beneficiándose de funciones que permiten optimizar el trabajo de las empresas, colaborando entre usuarios de manera más efectiva.

A través de la herramienta equipo, se puede:

  • Organizar archivos de la empresa, separando el perfil personal del profesional, y obtener una carpeta de equipo donde se añadirán todos los archivos que el equipo de trabajo necesita.
  • Proteger datos confidenciales, limitando el acceso a los archivos y a las carpetas que contienen información sensible. Así se protegen estos documentos de miradas indiscretas, puesto que solo pueden acceder a ellos aquellas cuentas que están en el equipo.
  • Terminar proyectos más rápido. Como en los equipos de trabajo se permite la colaboración, se puede compartir con compañeros y clientes, recopilar comentarios y compartir el trabajo más rápidamente.

Paper

Hace unos meses, Dropbox lanzó el servicio Paper, que permite editar notas de manera colaborativa, pero se dieron cuenta que esto era poco para sus usuarios, y han añadido más funciones: permite no solo el editar notas, sino toda clase de documentos. Es decir, Paper es un sistema que puede llegar a hacerle sombra al todopoderoso Google Docs.

Cuenta con una apariencia realmente minimalista, permitiendo a los usuarios crear galerías de imágenes, añadir stickers a los documentos, editar los documentos que están almacenados en la cuenta de Dropbox y pasar esos documentos al código utilizados por los CMS o los editores de medios digitales.

La gran ventaja de Paper es que permite la edición simultánea de un documento desde diferentes cuentas de Dropbox, tanto archivos de texto como listas de tareas, presentaciones y hojas de cálculo, siempre y cuando las personas que están trabajando en ello cuenten con permiso. Van a distinguirse las ediciones de cada uno por medio de diferentes colores. Los cambios se sincronizan de manera inmediata, facilitando y optimizando de esta manera el trabajo en equipo.

Instalar Dropbox en los dispositivos

Como se señalaba antes, Dropbox puede utilizarse en la versión web o en los propios dispositivos. En la opción Instalar (que se encuentra en el desplegable de configuración de perfil de usuario, se puede descargar Dropbox para el ordenador.

La propia herramienta identifica el dispositivo desde el que se trabaja, Windows, Mac o Linux, y ofrece la descarga de la versión adecuada.

Una vez descargado, solamente habrá que instalarlo en el equipo. Después, Dropbox funcionará como una carpeta más para el almacenamiento de archivos, y las subcarpetas que se creen pueden compartirse o no, desde el mismo ordenador, sin tener que entrar en la versión web.

En caso de que se desee instalar Dropbox en un dispositivo móvil, habrá que acudir a la tienda de aplicaciones y descargarse Dropbox. Está disponible tanto para iOS en la App Store, como para Android en Google Play.

La interfaz de las apps móviles es muy minimalista e intuitiva, funcionando de manera similar a la versión web.

Dropbox, la herramienta de almacenamiento de archivos en la nube más utilizada

Por todas estas funciones que se han descrito anteriormente, Dropbox se ha convertido en el almacenamiento en la nube más utilizado en el mundo. A veces, surgen dudas sobre la seguridad de los documentos contenidos en las cuentas, pero el que muchas empresas lo utilicen es una señal de la gran aceptación con la que cuenta.

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