Configurar el correo corporativo en el cliente de correo favorito

En la actualidad el correo corporativo es una herramienta imprescindible en cualquier empresa, ya que desde ella se reciben muchas tareas necesarias para relacionarse con los clientes, enviar instrucciones a los componentes de un equipo, etcétera. Por tanto, es necesario saber configurarlo de una forma totalmente apropiada para no tener problemas en el futuro y no perder información valiosa en el proceso. A continuación, se va a explicar cómo configurar un correo corporativo en los clientes de correo más usados. Entre ellos, Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird o Exchange. También hay que tener en cuenta las principales diferencias entre dos de los protocolos más utilizados, como IMAP y POP, y cuál es más recomendable. Por ello, se recomienda leer el artículo con atención.

¿Cuáles son la diferencias entre IMAP y POP?

Lo primero que hay que saber es que IMAP y POP son dos de los protocolos de recepción de correo electrónico más usados a nivel empresarial, ya que ambos son compatibles con la mayoría de los clientes de correo, como Mozilla Thunderbird y Outlook Express. Hay gente que se refiere a ellos mediante su número de versión (POP3 o IMAP4, por ejemplo).

Las principales diferencias entre ellos son las siguientes:

El correo POP permite que tanto carpetas como los mensajes se guarden en el disco duro del ordenador, lo cual es una ventaja a la hora de leer el correo, puesto que no es necesaria la conexión a Internet y se pueden leer y usar en cualquier momento. De esta forma, se libera espacio en el servidor y no se corre el riesgo de que se llene y no se puedan recibir más correos electrónicos. Es el protocolo de uso más extendido por su compatibilidad, al poder ser usado en cualquier cliente de correo.

A diferencia del protocolo POP, en el IMAP, los correos y toda la información se guardan de forma externa y se quedan en el servidor

Este sistema es totalmente compatible con trabajos en la nube o cuando se usan diferentes ordenadores, al poder entrar desde cualquiera de ellos. Poder acceder desde cualquier sitio es uno de los beneficios por los cuales se elige este protocolo a la hora de configurar el correo corporativo. El problema, sin embargo, surge con el almacenamiento, ya que es fácil llegar al límite del correo y que haya que eliminar emails de forma periódica para poder seguir recibiendo información. Este problema de almacenamiento puede llegar a ser un incordio a la hora de borrar accidentalmente algún correo importante o bien por el tiempo para seleccionar los correos menos importantes.

Hay que tener en cuenta que IMAP realiza una copia de seguridad cada día de forma automática. Eso es útil a la hora de revisar correos borrados. Sin embargo, el plazo para recuperarlos es de 14 días. Por tanto, hay que recordar que, si se tiene la bandeja de entrada llena, se dispone de ese tiempo para volver a recuperar correos borrados. Si, en el IMAP, el servidor realiza una copia de seguridad de forma automática, el guardado en POP es de forma totalmente manual. Por tanto, es recomendable configurar un sistema de seguridad fiable para poder acceder a emails perdidos o borrados de forma accidental.

Diferencias entre Mozilla Thunderbird y Outlook

Una vez explicados los dos protocolos, es la hora de distinguir entre dos de los clientes de correo más usados en el mundo corporativo. Toda la gama de Outlook, tanto Exchange como Outlook Express y las versiones 2007, 2010, 2013 y superiores, es propiedad de Microsoft, compañía creadora del Sistema Operativo Windows 10 y todas las versiones anteriores. A diferencia de Outlook, Mozilla Thunderbird ha surgido como un rival por sus características. Es un software de bajo coste. La Fundación Mozilla, responsable también del navegador web Firefox, es la que se ocupó del desarrollo de este gestor de correo liviano, libre y que compite en muchos aspectos con el famoso correo de Microsoft. A continuación, se comentan sus principales ventajas respecto a Outlook.

Es muy ligero en comparación con Outlook y no requiere tantos recursos del ordenador. Los complementos son numerosos y muy fáciles de usar, lo que permite competir con Outlook

Es multiplataforma, dado que se puede instalar sin problemas en la mayor parte de sistemas operativos: Linux y Mac, además de en cualquier versión de Windows. Mientras tanto, Outlook no es tan compatible y solo se puede instalar en versiones Windows XP, Windows 7, Windows Vista, Windows 8 y, por supuesto, en la más reciente Windows 10. No obstante, existe una forma de crear una interfaz con Exchange gracias al uso de POP3 y los servidores IMAP.

Otro punto a favor es su interfaz de un uso más limpio a la vista, lo que facilita la gestión diaria. La barra de contactos se sitúa a la izquierda, su libreta de direcciones o Addressbooks Synchronizer te permite sincronizar tus contactos desde cualquier dispositivo.

Otros aspectos destacados son su calendario y sus listas de tareas que se integran a la perfección en un entorno laboral corporativo. Son de código abierto y existe una comunidad de programadores encargados de mejorar y modificar sus códigos en caso necesario de realizar cualquier cambio. Esto hace que sean rápidos, fiables y estables.

A diferencia de Mozilla Thunderbird, Outlook es el líder del mercado y Microsoft es la multinacional responsable de su éxito. Es el camino más lógico para los servidores de Microsoft Exchange, ya que tiene fuertes raíces en el mundo del PC y entorno informático a nivel mundial. Las ventajas son bastantes y evidentes. Por ejemplo, se pueden crear varios correos al mismo tiempo y sincronizar de forma automática su calendario, sus contactos y sus notas en cualquier dispositivo móvil (iPhone, Android o Windows Phone).

El seguimiento de llamadas en Outlook es más potente que en Thunderbird, así como su integración en las redes sociales por su capacidad de recoger fotografías, como LinkedIn, y añadir varios números de teléfono y correos personalizables para cada contacto.

El calendario es una de las opciones más completas y se llama Calendario Full-Featured, que permite crear citas tecleando en cualquier sección del mes, de la semana o del día. La personalización de cada elemento es una ventaja, puesto que se puede configurar para su posterior repetición en citas, cumpleaños o aniversarios. Además, se pueden crear varios calendarios, uno laboral y otro personal, lo que permite diferenciar estos aspectos y poder usarlos desde casa en momentos de ocio sin instalar otras aplicaciones.

La personalización y gestión de aspectos por colores son unos de los aspectos a tener en cuenta, ya que resultan unas formas cómodas de organizar los diferentes elementos existentes en el correo y tener bastante información a la vista con una simple mirada.

En definitiva, tanto Mozilla Thunderbird como Outlook son opciones totalmente válidas. Aunque Outlook es más profesional, ambas son alternativas fiables y potentes. A continuación, se relata cómo configurar el cliente de correo, sea cual sea la elección.

Configuración del cliente de correo Outlook

Una vez explicadas las ventajas y desventajas de cada mail, es el momento de su configuración. Es el momento de ingresar en Outlook desde el botón de Inicio, buscar la opción Todos los programas y pulsar en la carpeta Microsoft Office (Microsoft Outlook). Suponiendo que se crea una cuenta nueva, hay que acceder a la bandeja de entrada y pulsar la pestaña archivo, que se encuentra en el menú superior de la ventana y, en la opción Información, hay que dar a agregar cuenta. Después, se entra en la ventana Configuración automática y se completan los datos de la cuenta: nombre del correo, contraseña y marcar la opción “Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de configuración de servicios adicionales”.

A continuación, se pulsa la tecla siguiente y aparecerá la ventana Elegir servicio. En este momento, hay que elegir la primera opción, Correo electrónico de Internet, y pulsar nuevamente la tecla siguiente.

Aquí aparecerá otra ventana con muchos datos a completar. Lo primero que hay que poner es el nombre en el campo correspondiente. En general, es el nombre con el que aparecerá el correo. Por tanto, puede ser el nombre o el de la compañía para la que se trabaje. Después toca completar la dirección de correo. A continuación, es preciso escoger el tipo de cuenta POP o IMAP. En el caso de elegir POP3, en el campo Servidor de correo entrante, se debe escribir la URL completa de esta forma: www.outlook.com. Una vez completado este apartado, aparece otro llamado Servidor de Correo Saliente (SMTP) y se debe escribir lo mismo que en el apartado de correo entrante.

El último apartado es el nombre de usuario, que se debe completar así: usuario@outlook.com. Luego toca escribir una contraseña y pulsar en el botón Más configuraciones. Esta es la parte un poco más complicada. Sin embargo, si se siguen las instrucciones, no habrá ningún problema.

Toca dirigirse a la ventana Configuración de correo electrónico de Internet y, en la pestaña Servidor de salida, se selecciona la primera opción. A continuación, se completa esta parte yendo a la pestaña conexión y seleccionando también la primera opción. Se pulsan Aceptar y Siguiente y uno espera un momento. Outlook vuelve a pedir los datos de usuario y contraseña, que se introducirán de nuevo pulsando Aceptar. Si todo es correcto, aparecerá una ventana de comprobación llamada Configuración de la cuenta “Prueba”. Si todo va bien, el sistema ejecutará dos pruebas para comprobar que no hay errores. En caso de que esté todo bien, aparecerán dos “uves” verdes de comprobación y la tecla Cerrar. Al pulsar Cerrar, aparece una pantalla en la que se informa de que el proceso ha finalizado y a partir de ahora solo resta disfrutar del correo.

Configuración del cliente de correo Mozilla Thunderbird

A diferencia de Outlook, el sistema de Mozilla Thunderbird es más fácil y realiza el proceso de una manera más automática. No obstante, hay aspectos que deben ser configurados de forma automática en la cuenta. En especial, si el proveedor de correo electrónico no aparece en la base de datos de configuración de Thunderbird o la configuración no es normal.

Lo primero que hay que saber son los datos con los que se debe completar la cuenta de correo corporativo, los cuales deben ser proporcionados por la empresa. Sin embargo, hay datos que no proporciona la compañía y se citan a continuación.

El servidor de correo entrante y puerto correspondiente (en el caso de que sean "pop.example.com" y el puerto 110 o "imap.example.com" y el puerto 143).

Otros datos necesarios a tener en cuenta es el servidor de correo saliente y puerto al que corresponde (por ejemplo, "smtp.example.com" y el puerto 25).

La seguridad es un apartado muy importante para la conexión con el servidor. Es posible escoger "STARTTLS" o "SSL/TLS" o si se desra usar una autenticación segura.

Después de tener los datos necesarios es el momento de entrar en la cuenta, en el apartado Editar/Configuración de las cuentas. Una vez se entra, se seleccionan los botones Operaciones sobre la cuenta y Añadir cuenta de correo.

Es el momento de introducir los datos de la cuenta de correo y presionar el botón Continuar. El sistema intentará adivinar la configuración de la cuenta y conectar de forma automática. En caso de que falten datos o no se conecte, hay que entrar en el apartado Configuración manual para introducir todos los datos de forma manual. De esta forma, se configura la cuenta seleccionando el servidor de correo entrante y saliente que más convenga, sea POP o IMAP.

En el caso de agregar una cuenta de Gmail, hay que configurarla con estos datos:

Nombre del servidor: smtp.gmail.com

Puerto: 587

Usar nombre de usuario y contraseña: checked

Nombre de usuario: el nombre de usuario de Gmail sin la extensión "@gmail.com" (por ejemplo, si la dirección de correo electrónico es brian@gmail.com, entonces el nombre de usuario es "Brian"). Si se está utilizando Google Apps para dominios, hay que utilizar la dirección completa (por ejemplo, "usuario@empresarios.com").

Seguridad: STARTTLS

Después de este proceso debería ser posible de recibir y enviar correos. En caso contrario, habría que entrar de nuevo en Configuración del servidor, desde la nueva cuenta. Toca comprobar todos los datos para que no haya ningún error y correspondan a los que el proveedor ha facilitado.